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Ein modernes Ablagesystem von Classei,
Kosten-, Zeit-, Platz sparend

Modernes, fortschrittliches Ablagesystem gibt es das? Wir kennen doch nichts anderes als  Aktenordner und Hängeregistraturen. Sie haben sich seit 120 Jahren bewährt. Man findet sie in jedem Supermarkt für einen Apfel und Ei. Kann es da noch etwas Kosten sparenderes geben?

Nein, die Kosten eines Akten- oder Hebelordners im Einkauf können nicht unterboten werden, moderne Ablagesysteme sind sogar teurer in der Anschaffung. Trotzdem behauptet man, dass man Kosten sparen kann. Wie geht das auf?

Nun, Sie sollten sich einmal näher ansehen, wie viel Zeit für eine vernünftige Ordnung aufgewendet werden muss.

Prüfen Sie bitte, ob die Handhabung des Papiers, der Schriftstücke oder Dokumente, wie man sie heute nennt (beeinflusst von der elektronischen Datenverarbeitung) an Ihrem Schreibtisch und das Abheften in Briefordnern wirklich optimal ist.

Spielt sich das Handling der zu bearbeitenden Vorgänge
an Ihrem Schreibtisch ähnlich ab?

Im Posteingang erhalten Sie eine Anzahl neuer Vorgänge, die Sie zu bearbeiten haben. Was machen Sie damit? Lesen, zunächst beiseite legen, dann sortieren nach neuen oder alten Vorgängen, für die schon Schriftstücke vorhanden sind. Vielleicht liegen sie noch in einem Stapel zusammen mit anderen Vorgängen, zusammen gehalten mit Büroklammern, Gummiringen oder Plastikhüllen. Neue Papiere müssen zugeordnet werden, oft zeitraubend. Die neuen Vorgänge bestehen meist aus einem Blatt Papier. Hier gibt es nichts zu klammern oder in Hüllen zu stecken. Also werden daraus zunächst ein oder mehrere Päckchen Papier. Abgearbeitet sollte werden nach first in first out. Da das zu beschwerlich ist, aus einem Stapel immer das unterste Päckchen hervorzuholen, nimmt man von oben weg. Ältere Vorgänge bleiben liegen.

Arbeitsschritte

Nach der Bearbeitung werden die Schriftstücke in einen Ablagekorb gelegt. Das ist wirklich die schnellste und einfachste Ablage. Eine Auszubildende muss sich der gefüllten Ablagekörbe annehmen. Die Blätter werden zuerst gelocht, müssen grob sortiert und dann fein sortiert werden. Das Abheften in  Aktenordner geschieht in der Weise,  dass ein Ordner aus dem Regal an den Tisch geholt wird. 
Die Arbeitsgänge im einzelnen sind folgende:

1. Ordner aus dem Regal holen


2. Öffnen des Ordners
3. Klemmschiene öffnen und umlegen
4. Einheftstelle suchen
5. Blätter vor der Einheftstelle über die Bügel
       heben
6. Bügelmechanik öffnen
7. Schriftstück auf Stifte auffädeln
8. Umgelegte Blätter zurücklegen
9. Bügelmechanik zurücklegen
10. und festklemmen
11. Ordner zurück ins Regal stellen.

Es sind sage und schreibe 11 Verrichtungen erforderlich, um ein Blatt Papier geordnet in einem Briefordner abzuheften. Aber dafür hat man auch eine gesicherte Ordnung. Jeder kann das Gesuchte nach dem festgelegten Ordnungsprinzip wiederfinden, vorausgesetzt, es wurde kein Fehler gemacht. Kaum einer kann sich vorstellen, dass das auch anders gemacht werden könnte.

Wenn man aber glaubt, nach diesem Aufwand hätte man Ruhe, ist man nicht selten getäuscht. Kommt z.B. eine Reklamation eines Kunden (Annahme Kundenablage) dann muss oft der ganze Vorgang mit mehreren Schriftstücken eingesehen werden. Da es üblich ist, in einer Ordnerablage nach Schriftgutart und nicht die geschlossenen Vorgänge nach Kunden abzulegen, befindet sich der gesuchte Vorgang aufgeteilt auf mehrere Aktenordner, z.B. Ordner für Korrespondenz, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine u.a. Alle diese Briefordner, die manchmal beträchtliches Gewicht haben, einzeln oder geschlossen an den Arbeitstisch zu holen, ist mehr als unpraktisch. ie Ordner für andere nicht zur Verfügung stehen. Was ist die Konsequenz, die Schriftstücke werden einzeln ausgeheftet und vielleicht in einer Klarsichthülle zur Bearbeitung an den Schreibtisch geholt.

Das Schlimme dabei ist, dass nach der Bearbeitung der Reklamation alles wieder in der oben beschriebenen Weise über den Ablagekorb abgeheftet werden muss. Das ist eine typische Vorgehensweise, die hier oder da je nach Zielvorgabe etwas anders abläuft. An diesem Beispiel sollte gezeigt werden, wie Personal intensiv  und damit Kosten intensiv eine Aktenordner-Ablage ist. Dass sie außerdem nach Erfahrungswerten das Doppelte an Raum einnimmt, sollte nachdenklich stimmen. Warum das so ist, kann hier leider nicht mehr erörtert werden.

Vorschläge, Verbesserungen

Aber wir müssen Ihnen als Leser nach dieser mühsamen Tour noch aufzeigen, wie es auch anders laufen kann.
Nehmen wir ein modernes Ablagesystem wie Classei. Grundsätzlich wird nach Vorgängen abgelegt. Vorgänge können sein: Bestellvorgänge von draußen oder nach draußen, Bearbeitungseinheiten von Personal, Gegenständen, Sachthemen, Namensakten, Texten, Ausarbeitungen, Steuerakten, Rechtsanwaltsakten, Prozessakten  und vieles andere mehr. Wenn man solche Vorgänge untersucht, stellt man fest, dass der überwiegende Teil nur aus wenige Schriftstücken besteht. Die dicken großen Akten, die sich erst nach längerer Bearbeitungszeit so 'dicke' gemacht haben, lassen sich meist vorteilhaft in kleine Einheiten auflösen. Wenn man es geschickt anstellt, können die älteren Einheiten, die meist nicht mehr gebraucht werden, in einer zweiten abgesonderten Ablage (oder Archiv) abgestellt werden. Wir nennen so etwas: Ausdünnen. Warum soll man immer schwere Akten mit sich schleppen, wenn man das meiste davon nicht mehr braucht.

Aus diesen Überlegungen und eingehenden Arbeitsstudien ergab sich eine überraschend einfache Lösung. In Wirklichkeit brauchen wir keine robusten dickwandigen und starren Aktenordner, sondern möglichst dünne, strapazierfähige Mappen. Diese Mappen müssen stellfähig sein, so wie man Karteikarten in Karteikästen abstellt. Die Erfahrung lehrt, das die so genanten Einstellmappen aus dickem Karton weniger geeignet sind. Trotz der Kartonstärke verbiegen sie sich leicht im abgestellten Zustand. Sie werden rund und krauchen zusammen. Hinterher ist es nicht leicht, sie wieder gerade zu biegen. Wie soll das aber gehen. Wir brauchen eine dünnwandige Mappe. Um sie abzustellen, muss sie steh- oder standfest sein. Beim Classei Ablagesystem haben wir das durch einen einfachen Trick erreicht. Wie Autobleche durch Abkantungen stabil gemacht werden, so haben wir durch abgekantete Seitenklappen der Mappen eine ausreichende Stabilität erreicht. Das war gleichzeitig eine Antwort auf Hängemappen, die für den gleichen Zweck mit aufwändigen Hängeschienen und Hängerahmen versehen werden müssen. All das konnten wir einsparen und den größeren Platzbedarf dafür auch. Gleichzeitig bilden die Seitenklappen eine seitliche Begrenzung für das inliegende Schriftgut. So lässt sich der Schriftgutstapel in der Mappe in sauberer Ordnung halten.

Orga-Mappen kennzeichnen!

Ein weiteres Problem trat auf, die Mappen mit Reiter zu versehen. Sie sind erforderlich, um die Mappen unterscheiden zu können und zugriffsfähig zu machen. Die üblichen Plastikreiter und Metallreiter wie sie bei Hängeregistraturen üblich sind, waren wegen der Dicke, Kosten und des Gewichts ungeeignet. Zudem benötigten sie überwiegend Schlitzstanzungen an den Mappen, die wiederum starkes, unzerreißbares Wand-Material erforderte. All das konnte vermieden oder reduziert werden durch einen einfachen Reiter, ein spezielles Selbstklebe-Etikett sozusagen. Ein starker Haftkarton wurde so gestanzt, dass ein umfaltbares Beschriftungsfeld den Reiter im überstehenden Teil verstärkte und gleichzeitig eine Anschlagkante lieferte, um den Reiter gerade und sicher aufsetzen zu können.

Die Mappe haben wir Orga-Mappe genannt, weil sie organisatorisch erstaunliches leisten kann. Die Reiter heißen allgemein dementsprechend Orga-Tabs. Diesen einfachen Kartonreiter nennen wir Quick-Tab, weil er sich so einfach und schnell aufsetzen lässt. Zum Abstellen fehlt jetzt nur noch der Karteikasten (Orga-Box). Die Orga-Box, die wir verwenden, ist jedoch handlicher und vielseitiger als ein üblicher Karteikasten.  Damit haben sie praktisch schon das ganze Classei Ablagesystem.
Sofern Sie nicht schon in der Praxis das Classei Ablagesystem kennen, werden Sie sich anhand der Bilder eine Vorstellung davon machen können.

Vielleicht werden Sie jetzt verstehen, dass es kein Bla-Bla ist, wenn wir sagen, unsere Untersuchungen haben ergeben, dass es 10 - 12 x solange dauert, in einen Aktenordner abzuheften als in einer Orga-Mappe abzulegen. Im Schnitt können wir ca. 50% des Platzes bei Aktenordnern einsparen. Bei Hängemappen oder Hänge-Heftern sind die Voraussetzungen zu unterschiedlich. Wir haben Platzeinsparungen von 10% bis sogar 80/90%. Hängeregistraturen mit Einstellmappen kommen dem Classei Ablage-System ziemlich nahe, daher nur ca. 10% Platzeinsparung.

Weitere hilfreiche Themen

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